ComMusic - Unser Meldeprogramm geht online

Ab dem Jahr 2017 ändert sich für unsere Vereine einiges bei der Jahresmeldung an den KMV!

Die Verwaltung der Daten auf Kreis- und Landesebene erfordern einige Änderungen an den Programmen. Im Zuge dieser Änderungen wird es nicht mehr möglich sein, mit den bisherigen älteren Versionen des Commusic-Programms die Meldungen zu erfassen. Es wird neben einer neuen "großen" Commusicversion (mit umfassenden Funktionen wie Buchhaltung, Notenverwaltung, Unifromverwaltung, Ehrungsverwaltung usw.) auch eine sehr günstige Basis-Version des Programms geben mit dem ausschließlich nur die Jahresmeldung und Mitgleiderverwaltung erfolgt. Der Name dieser Basisversion lautet WOM (WebOrientierte Mitgliederverwaltung). Die Webadresse der Online-Version lautet: www.verein24.de . Bei beiden neuen Versionen handelt es sich um "Mietsoftware mit Jahresbeitrag" und es erfolgt die Verwaltung der Daten nur noch "online" in einer Cloud (Internet-Anschluß ist also Vorraussetzung). Da heute fast alle über einen Internetanschluß verfügen ist diese Lösung sehr vorteilhaft für die Vereine. Ab sofort stehen damit allen Verantwortlichen immer und überall ein eigener Zugang zu den dann immer aktuellsten Daten des Vereins zur Verfügung und es muss sich niemand mehr um die Datensicherung kümmern. Ebenfalls entfällt das Installieren und aktualisieren von Programmen, damit verbundene mögliche Inkompatibilitäten mit Betriebssystemen und dem lästigen Datenaustausch bei Wechsel der verantwortlichen Personen im Verein.

Übrigens:
Für alle Nutzer der Cloud-basierten Version des Meldeprogramms entfällt ab sofort damit auch die Erstellung der Jahresmeldung. Die Jahresmeldung der angeschlossenen Vereine kann vom KMV direkt in der Cloud erzeugt werden. Als Datenbasis dient dabei dann die von ihnen zu diesem Zeitpunkt eingepflegten Daten in der Cloud.

Damit Ihre Stammdaten aus ihrem Verein jetzt auch automatisch den Weg in die Cloud finden, gibt es mehrere Wege. Zum einen können Sie mit dem alten Programm schon jetzt (Oktober 2016) eine "Jahresmeldung" erzeugen. Diese Datei kann in WOM anschließend per "Import" gelesen werden. Diesen Meldedaten fehlen aber die Adressen z.B. der Fördermitglieder, da deren Adressdaten nicht in die Meldedateien übernommen werden. Daher werden auch diese Adressen u.U. im WOM fehlen. Laut LMV ist ein möglicher Datenimport über eine Excel-Tabelle (als csv-Datei) oder ein Backup des alten Programms ebenfalls geplant. Bitte erfragen Sie den aktuellen Stand dazu bei Commusic. Notfalls wird Ihnen auch Commusic per Mail Support hierfür anbieten können.

Dazu informiert der LMV per Rundschreiben:

Um die Mitgliederdaten in das neue WOM-System übertragen zu können, ist grundsätzlich die Funktion „EDV-Beauftragter“ mit einer gültigen E-Mailadresse notwendig.

Wenn ihre Vereinsdaten z.B. von ihrem Kassierer oder Geschäftsführer bearbeitet werden, müssen Sie dieser Person nur noch unter „Funktionen“ den Status "EDV-Beauftragter“ ab (Datum) eintragen.

Danach müssten Sie allerdings eine neue Meldung an den KMV senden, damit diese neuen Daten auch dort vorliegen. Anschließend muss der KMV eine neue Verbandsmeldung an den LMV absetzen.Erst dann sind die Daten auf dem ComMusic-Server und zum Einlesen in das WOM-System bereit.

Die einfachste Lösung wäre:

Jeder Verein teilt dem KMV mit, wer als EDV-Beauftragter (mit Mailadresse) eingetragen werden soll. Dann könnte der KMV einmalig diese Eingabe übernehmen und zum Schluss eine neue Meldung an den LMV schicken.

Dies ist aber alleine die Entscheidung ihres Kreisvorstandes. Meiner Meinung nach ist dies aber einfacher als von jedem Verein eine neue Meldung einzulesen.

Wichtig ist, dass der Kreisverband alle Mitgliederdaten auf Vollständigkeit überprüft. Denn es werden nur die vorhandenen Daten in das WOM-System übernommen.

Notwendige Änderungen oder Ergänzungen können bzw. müssen später von den Vereinen selbst vorgenommen werden.

Bitte achten Sie darauf, dass jeder Verein bis spätestens 01. Sept. einen EDV-Beauftragten meldet und spätestens am 10. Sept. 2016 eine neue Meldung ihres Kreismusikverbandes beim LMV vorliegt. Sonst ist eine Datenübernahme zu WOM nicht gewährleistet.

Alle Vereine ohne eine/n EDV-Beauftragte/n müssen/können ihre Daten natürlich später auch selber in das WOM-System einlesen.